V případě ratifikační listiny jde o listinu, obsahující ratifikaci (schválení), která je formálním vyjádřením souhlasu státu být vázán mezinárodní smlouvou, kterou již dříve podepsal. Souhlas státu s tím, že bude vázán smlouvou, může být vyjádřen podpisem, výměnou listin tvořících smlouvu, ratifikací smlouvy, jejím přijetím, schválením nebo přístupem k ní nebo jiným dohodnutým způsobem.

Dle Vídeňské úmluvy o smluvním právu (15/1988 Sb.) platí, že souhlas státu s tím, že bude vázán smlouvou, se vyjadřuje podpisem zástupce tohoto státu, jestliže: a) smlouva stanoví, že podpis bude mít tento účinek;

1. je jinak potvrzeno, že státy, které se zúčastnily jednání, se dohodly, že podpis bude mít tento účinek;
2. úmysl státu, aby podpis měl tento účinek, vyplývá z plné moci jeho zástupce nebo byl vyjádřen v průběhu jednání. Pro citované účely platí, že 
3. parafování textu má účinky podpisu smlouvy, je-li potvrzeno, že se tak dohodly státy, které se zúčastnily jednání;
4. podpis smlouvy ad referendum zástupcem státu má účinky konečného podpisu smlouvy, jestliže byl tímto státem potvrzen.

Pokud smlouva nestanoví jinak, ratifikační listiny, listiny o přijetí, schválení nebo přístupu zakládají souhlas státu s tím, že bude vázán smlouvou dnem: 

1. jejich výměny mezi smluvními státy; 
2. jejich uložení u depozitáře; nebo 
3. jejich oznámení smluvním státům nebo depozitáři, jestliže tak bylo dohodnuto.